VCMS Parents are Encouraged to Sign Up for Parent-Teacher Conferences

October 2024

Dear Parents/Guardians:

Our upcoming fall Parent-Teacher Conferences will be held on Nov. 25th and 26th, 2024, the schedule will be as follows:

November 25, 2024			November 26, 2024
In Person	6:00 PM	7:20 PM	In Person	08:00 AM	11:20 AM
Virtual	7:30 PM	8:30 PM	Virtual	11:30 AM	4:00 PM

In an effort to streamline the process and make it most convenient for parents and guardians, we will, once again, be using an online scheduling program called “Pick-A-Time,” which will enable you to schedule your own appointment using a home computer or other electronic device. Attached to this letter you will find steps necessary to schedule your conferences. Once scheduled, you will be able to print a full schedule of what you have chosen. Access to this website will be available starting Monday, November 4th through Sunday, November 24th. Information is available on the Middle School home page and will be posted on your child’s Google Classroom.

**When parents schedule their appointment with the team, they will automatically be scheduled with their child’s core team teachers covering Math, Science, English, and Social Studies. Some exceptions may apply, but parents will be able to see these from the scheduling screen.   If a student is a part of a collaborative class, the special education teacher will be included in these team meetings also. All other teachers can be scheduled individually. Special area classes are scheduled with the individual teacher.

If you schedule virtual conferences, it is advised that you email yourself your schedule from the Pick-A-Time scheduling screen.  This will provide an email containing all your Google Meet live links to your appointments.  On the date and time of your appointments, please join each Google Meets through this email. During these times you will be provided with an opportunity for a private conference with your child’s teacher(s). Each parent-teacher conference is limited to ten minutes.

Please note Pick-A-Time will only allow you to schedule one appointment per teacher per student and one team per student. For students who have collaborative teachers, the program will schedule both teachers at the same time. If you need to cancel or change appointments, you must do it in Pick-A-Time and give at least 24 hours notice. 

We believe that direct and personal communication with your child’s teachers is vital to their success. This is not limited to conferences. However, if you wish to meet with the teachers and/or there is an urgent need to meet with them at this time, we encourage you to participate in these parent-teacher conferences. If for some reason you cannot attend, please be reminded that you are welcome to call the Middle School throughout the school year to meet or speak with any staff member.

If you have any questions or problems with scheduling, such as multiple children, co-parenting or technology concerns, please contact Amanda Collins at amanda.collins@vcsdny.org. 

Sincerely, 

Jayme Ginda-Baxter

 

CONFERENCE SCHEDULING

Middle School

 

Go to the Middle School website and click on the link to get to the Parent-Teacher Conference Scheduler. 

 

Register – (Required every year)

1. Enter your email address and click on “Login/Create Account.”
2. Fill in the required fields and register.

 

**PLEASE NOTE: All previous profiles have been cleared, so even if you have registered in previous years, you will need to register again.**

Scheduling

1. You will need to link your student(s) to your account by entering their first and last names and birthdate as indicated on the initial scheduling screen. You will need to exclude any suffixes i.e Jr or III, hyphens or apostrophes or any other punctuation or special characters, then click Add.  You will be able to add as many middle school children as necessary.

1. You will see a list of teachers, their appointments are color coded. Each student(s) schedule will be listed separately.
2. Each colored square represents an available meeting time. The legend shows you which teacher corresponds to which color and the times increase as you go down the page.  
3. Click on a square to schedule that time.
4. You will have the option of setting a time when you would like an email reminder to be delivered.  There are already pre scheduled reminders that will be sent by the system.
5. Click on “Create Appointment.”
6. Repeat until you have an appointment with each teacher you would like to visit with.

 

• You can click on the “Printable Schedule” link located on the top menu bar (center, right) and print the resulting web page to get a hard copy of your schedule.  You will also receive an email of the schedule to the email address you entered when creating your account.
• To see your schedule, click on the “Your Schedule” link located on the top menu bar (left).   From this listing you can:

 

1. Change the time of an appointment; click on  Change time to the right of the appointment you want to change.
2. See the details of individual appointment, print or e-mail schedule; click on Details to the right of the appointment you want to see details for.
3. Cancel an appointment; click on  Cancel to the right of the appointment you want to cancel.

 

If you make VIRTUAL APPOINTMENTS it is recommended that you email yourself your schedule.  You will receive an email with a chart of all your appointments with the links to the Google Meets.  Keep this email handy so you can use it on the day of your conferences.

octubre de 2024

Queridos padres/tutores:

Nuestras próximas conferencias de padres y maestros se llevarán a cabo el 25 y 26 de noviembre de 2024, el calendario será el siguiente:

 

25 de noviembre de 2024			26 de noviembre de 2024
En persona	6:00 PM	7:20 PM	En persona	08:00 AM	11:20 AM
Virtual	7:30 PM	8:30 PM	Virtual	11:30 AM	4:00 PM

En un esfuerzo por agilizar el proceso y hacerlo más conveniente para los padres y tutores, una vez más usaremos un programa de programación en línea llamado “Pick-A-Time”, que le permitirá programar su propia cita usando una computadora doméstica u otro dispositivo electrónico. Adjunto a esta carta encontrará los pasos necesarios para programar sus conferencias. Una vez programado, usted será capaz de imprimir un horario completo de lo que ha elegido. El acceso a este sitio web estará disponible desde el lunes 4 de noviembre hasta el domingo 24 de noviembre. La información está disponible en la página de inicio de la escuela media y se publicará en el aula de Google de su hijo.

*** Cuando los padres programen su cita con el equipo, automáticamente serán programados con los maestros del equipo principal de sus hijos que cubren matemáticas, ciencias, inglés y estudios sociales. Algunas excepciones pueden aplicarse, pero los padres podrán ver estas en la pantalla de programación. Si un estudiante forma parte de una clase colaborativa, el profesor de educación especial también estará incluido en estas reuniones de equipo. Todos los demás profesores pueden ser programados individualmente. Las clases especiales de área son programadas con el profesor individual.

Si usted programa conferencias virtuales, es aconsejable que se envíe por correo electrónico su horario desde la pantalla de programación Pick-A-Time. Esto proporcionará un correo electrónico que contiene todos sus enlaces en vivo de Google Meet a sus citas. En la fecha y hora de sus citas, por favor únase a cada Google Meets a través de este correo electrónico. Durante estos momentos se le proporcionará una oportunidad para una conferencia privada con el maestro de su hijo (s). Cada reunión de padres y maestros tiene una duración máxima de diez minutos.

Tenga en cuenta que Pick-A-Time solo le permitirá programar una cita por profesor y estudiante y un equipo por alumno. Para los estudiantes que tienen maestros colaborativos, el programa programará a ambos maestros al mismo tiempo. Si necesita cancelar o cambiar citas, debe hacerlo en Pick-A-Time y dar al menos 24 horas de aviso.

Creemos que la comunicación directa y personal con los maestros de su hijo es vital para su éxito. Esto no se limita a las conferencias. Sin embargo, si desea reunirse con los maestros y/o hay una necesidad urgente de reunirse con ellos en este momento, le animamos a que participe en estas conferencias de padres y maestros. Si por alguna razón no puede asistir, le recordamos que puede llamar a la escuela media durante el año escolar para reunirse o hablar con cualquier miembro del personal.

Si tiene alguna pregunta o problema con la programación, como tener varios hijos, ser copadres o tener problemas tecnológicos, por favor contacte a Amanda Collins en amanda.collins@vcsdny.org.

Sinceramente,
Jayme Ginda-Baxter

PROGRAMACIÓN DE CONFERENCIAS
Escuela media

Vaya al sitio web de la escuela media y haga clic en el enlace para llegar a la Agenda de Conferencias entre Padres y Maestros.

Registro – (Obligatorio cada año)
Ingrese su dirección de correo electrónico y haga clic en “Iniciar sesión/ Crear cuenta.”
Rellene los campos obligatorios y regístrese.

**NOTA: Todos los perfiles anteriores han sido borrados, por lo que incluso si se ha registrado en años anteriores, tendrá que registrarse de nuevo. **
Programación
Usted tendrá que vincular a su estudiante(es) a su cuenta ingresando sus nombres y apellidos y fecha de nacimiento como se indica en la pantalla inicial de programación. Tendrá que excluir cualquier sufijo, es decir, Jr o III, guiones o apóstrofos o cualquier otra puntuación o caracteres especiales, luego haga clic en Agregar. Podrá agregar tantos niños de la escuela secundaria como sea necesario.
Verá una lista de maestros, sus citas están codificadas por colores. Cada horario de estudiante (s) se enumerará por separado.
Cada cuadrado de color representa un tiempo disponible para la reunión. La leyenda te muestra qué profesor corresponde a qué color y los tiempos aumentan a medida que vas bajando la página.
Haga clic en un cuadrado para programar ese tiempo.
Tendrá la opción de establecer una hora en que desea que se le envíe un recordatorio por correo electrónico. Ya hay recordatorios programados que serán enviados por el sistema.
Haga clic en “Crear cita.”
Repita hasta que tenga una cita con cada profesor que le gustaría visitar.

Puede hacer clic en el enlace “Horario imprimible” ubicado en la barra superior del menú (centro, derecha) e imprimir la página web resultante para obtener una copia impresa de su horario. También recibirá un correo electrónico de la programación a la dirección de correo electrónico que ingresó al crear su cuenta.
Para ver su horario, haga clic en el enlace “Su horario” ubicado en la barra de menú superior (izquierda). Desde este listado puede:

Cambiar la hora de una cita; haga clic en Cambiar hora a la derecha de la cita que desea cambiar.
Ver los detalles de la cita individual, imprimir o el horario del correo electrónico; haga clic en Detalles a la derecha de la cita para la que desea ver los detalles.
Cancelar una cita; haga clic en Cancelar a la derecha de la cita que desea cancelar.

Si usted hace CITAS VIRTUALES se recomienda que usted mismo envíe su horario. Recibirás un correo electrónico con una tabla de todas tus citas con los enlaces a las reuniones de Google. Mantenga este correo electrónico a mano para que pueda usarlo el día de sus conferencias.